Derfor er ikke inkasso farlig for kundeforholdet

Mange kvier seg unødig for å bruke inkasso når kundene ikke betaler i tide. Men kommuniserer du riktig og godt, er inkasso slett ikke negativt. Tvert imot!

Av

Redaksjonen

-

15/9/2021

Stort sett all kundekontakt vi har er positiv – vi vil gi et så godt inntrykk som mulig, slik at kunden blir fornøyd med både tilbudet vårt og servicen vi leverer. Det kan gi gjenkjøp og bidra til at kunden anbefaler oss til andre.

Inkasso oppleves gjerne som unntaket – tradisjonelt en noe sint melding der man kjefter på kunden som ikke har betalt i tide, trusler om høye gebyrer og rettssak. Ikke rart at en del dyktige selgere har kvidd seg for å bruke inkasso.

Men det trenger ikke være slik. Moderne inkassosystemer som de Kravia leverer, gjør det enkelt å tilpasse både meldingene og handlingene til den enkelte kunde eller kundegruppe. Det er god kundebehandling, og det er økonomisk klokt.

Tre ulike kundegrupper

Inkasso handler om å få inn pengene for varer og tjenester du allerede har solgt og levert. Det er en naturlig del av sunn forretningsdrift. Det er en så viktig del av styringen, at gode rutiner bør være på plass.

Sene betalere kan deles inn i tre grupper:
1. De som vil betale i tide, men har glemt det
2. De som vil betale i tide, men ikke har penger akkurat nå eller prioriterer oss ned
3. De som ikke ønsker å betale (med mindre de må)

Et godt råd er å tilpasse kommunikasjonen ulikt til de ulike gruppene.

Noen setter pris på påminnelsen

Den første gruppen, altså de som bare har glemt å betale, blir glad for å få en påminnelse. Det er de fleste. Sender du en hyggelig melding til dem og minner om at fristen er overskredet, vil de normalt betale etter første purring. 

De vil heller ikke reagere negativt, da de faktisk ønsker å gjøre opp for seg og har midler til det.

Bli høyere prioritert

Den andre gruppen, altså de kundene som har likviditetsutfordringer, prioriterer gjerne hvilke kreditorer de betaler til først. Dette er et aktivt valg så lenge driften pågår, og det er et tvunget valg når konkursen nærmer seg et faktum.

Har du kunder som driver på kanten av konkurs, kan det være svært viktig at du som kreditor purrer på manglende betaling innenfor de lovlige fristene. Det kan bidra til at akkurat ditt krav betales før konkursen oppstår, og det bidrar til at du kan gå til rettslige skritt innen rimelig tid om det skulle være nødvendig.

Lag gode rutiner

Vårt råd er å automatisere hele oppfølgingsløpet, der både timingen for utsendelse og tonen i meldingene er planlagt på forhånd. Vår erfaring er at et godt inkassosystem er det beste utgangspunktet for å klare å holde gode rutiner på betalingsoppfølgingen. 

Har du et inkassosystem som er integrert med regnskapssystemet, er det enkelt å se hvem som ikke har betalt, og enkelt å sende en purring.

Ytterligere betalingsoppfordringer bør følge slavisk datoene du har bestemt deg for i forkant. En klar rutine er enklest å følge, og rutiner sparer tid. Hos Kravia kan dette planlegges i inkassosystemet.

Vær bevisst på språkbruken

Den første betalingsoppfordringen bør gjerne ha en positiv tone – den er tross alt kundekontakt med kunder som vi oppfatter faktisk ønsker å betale, og som er så fornøyde med deg som leverandør at de har valgt å gjøre en handel.

En god tekst i purringen gir en hyggelig påminnelse, og kan til og med bidra til å forsterke et allerede godt inntrykk av selskapet.

De siste purringene kan gjerne være mer tydelig på konsekvenser, som gebyrer og rettstvister.

Ved å tilpasse teksten på denne måten, vil alle skyldnere få en hyggelig melding, og en streng tone vil bare bli gitt til dem som ikke betaler etter første påminnelse.

Du trenger ikke ta saken videre!

Det er lett å ikke tenke på at du som kreditor selv bestemmer hvilke tiltak du vil ta. Du trenger ikke gå til retten hvis kunden ikke betaler etter purringene, det er et valg du har.

Setter du inkassoarbeidet ut til et inkassoselskap som så står for all oppfølging på dine utestående fordringer, gir du kundekontakten din til noen andre. Med Kravias systemer kan du selv hele tiden stoppe prosessen, og du har full oversikt over eksisterende kommunikasjon med den enkelte kunde og skyldner.

La gjerne andre håndtere problemene

Selv om det er du som kreditor som bestemmer saksgangen, så trenger du ikke ta de vanskelige jobbene knyttet til inkasso selv. 

Det å velge tone i meldingene til kundegrupper, er noe som Kravias systemer kan gjøre automatisk for deg. Da får du hjelp til språkbruken i henhold til anbefalingene ovenfor.

En annen utfordring som kan være ubehagelig, er når kunden har innsigelser til kravet slik at det oppstår en tvist. Da er det lett å bare droppe saken for å unngå ubehageligheter. Også dette er en situasjon som gode inkassoselskaper er forberedt på. Har du Kravia som leverandør kan Kravia håndtere hele den belastende kommunikasjonen slik at du slipper.

Uansett hvilke løsninger du velger, er rådene våre tydelige: Vær systematisk, vær bevisst på språket du bruker i kundekontakten og hold deg til fristene for purring. Velg et inkassosystem som gjør jobben enkelt og profesjonelt.

Klikk her for å komme i gang med Kravia

Aktuelt

Vil du vite mer?
Chat med oss, send oss en e-post eller ring.